From:Crack Roaster シンジ

今日は普段の仕事で役立つタスク管理術について記事を書きたいと思います。

 

この記事を今読んでいらっしゃるあなたも普段はとてもたくさんの仕事があって忙しいと思います。働いている方で忙しくない方なんていないと思いますが、その中でも圧倒的に仕事量をこなしながら定時で退社する人もいたりしますよね?そのような人たちがどうやってスケジュールやタスクを管理しているのか不思議になった事はありませんか?私は以前仕事をこなすのがとても遅く、周りの人の倍以上の速度がかかっていましたが、3つのポイントを意識して仕事をするだけで速度が他の人の倍以上になりました。ですので、こちらの記事を毎日読んでいらっしゃる方のためにそれぞれのポイントを順番に解説していきたいと思います。

  

絶対埋もれないタスク管理術

会社で仕事をしていると様々なタスクが発生します。タスクとは日本語で言うとやるべきことですよね?例えば新しい取引先との商談やそれに向けた資料作成、社内での打ち合わせ、雑務などたくさんのやることがあると思います。また、それぞれのタスクには優先度や締め切り等の制約事項が加わってきます。そのようなタスクを全て頭で覚えようとする人や1枚の紙に発生したタスクを順番に上から書いて整理する人をよく見かけます。しかしそのようなタスク管理の方法だと、忘れてしまったり紙をなくしたりするリスクも当然あります。そこでこの記事では絶対に忘れず期限までにタスクを完了する仕事術をご紹介いたします。

 

①Google Keepでタスク用のメモを作る

法人で「G Suite」を契約している会社は多いと思います。その中で、Google Keepというクラウド型のメモ機能があります。これはクラウド型なので例えば出先のスマートフォンでメモをした内容が、会社に帰ってデスクトップのパソコンを開くとそこにも同じ内容が自動的に書き込まれています。その中でタスクメモ用のページを1つ用意してください。

 

②メモをする習慣を作る

あなたは会社に行くのを忘れた事はありますか?それはありえないですよね?。なぜならあなたは、あなた自身を会社に行くという習慣化をしているからです。歯磨きをしたり毎日同じ時間に起きたり、人間は習慣化するとその物事が簡単に行えるようになります。ですので、今までの紙に書いたり頭で入れて覚えたりと言う古いタスク管理の方法を撤廃するのは少しハードルが高いと思いますが、まずはタスク発生時にGoogle Keepをすぐに立ち上げる、という習慣を身に付けることが大事だと思います。

 

③優先順位と所要時間を書き込む

ほとんどの人がやっていないタスク管理術だと思いますが、タスク管理において大変重要なポイントはタスクの優先順位と所要時間を書き込むと言うことです。タスクの優先順位を書き込む人は多いかもしれませんが、予想されるタスクあたりの所要時間を書いている人は、あまり見たことがありません。 タスクの優先順位と所要時間を書き込むメリットとしては、緊急案件が発生したときに最優先で行う必要がある際、他の案件も含めてどのくらいの時間でそのタスクが終了するのかを一目瞭然で把握することができます。逆にタスクの優先順位と所要時間を書かないデメリットとしては、今日終わると思っていたタスクが意外に時間がかかってしまい、全体の半分も終わらせることができなかった、と言うように1日のスケジュールの予測が甘くなってしまいます。 ですのでタスクと一緒に優先順位と所要時間を書くことを強くお勧めします。

 

普段の活動の中で様々な方とお会いする事が多いですが、仕事が全然終わらないと嘆いている方が非常に多いので、私がいつも実践している仕事術をこちらの記事であなたに可能な限り共有したいと思い、爆速仕事術シリーズとして記事でお送りいたします。この記事を読んで少しでも参考になった場合はぜひ明日からご活用ください。

 

追伸、

以前の記事でご紹介した、時間管理術である「ポモドーロテクニック」について読んで頂けましたか?もしまだ読んでいない方は、コーヒーでも飲みながら読んでみてください。5分以内で読めてしまいます。

>>>ポモドーロテクニックについて学んでみる

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