Crack Roaster シンジです。

本日は爆速仕事術第二弾「スケジュール管理編」です。スケジュール管理に悩んでいるあなたにきっと役立つ記事です。「タスク管理編」の記事から流れが続きますので、タスク管理編の記事をまだ読んでいないあなたはこちらから読んでくださいね。

 

皆さんスケジュールをしっかり管理されていると思いますが、ごくたまにアポイントが漏れたり、作業しようと思っていた場所に社内打ち合わせが入って結局タスク処理ができなかったなどと言う経験はありませんか?そのような経験がある方はぜひ続きを読んでみて下さい。

 

①タスク処理という予定を入れる

もし社内でカレンダーを共有する機能を使っている会社様は、社内のメンバーがあなたのカレンダーつまりスケジュールを見ることができると思います。例えば10時から11時の間あなたがプレゼン資料を作ろうと思っていたとします。そこに、チームでの打ち合わせが当日の朝9時半に突然入ったとします。あなたからするといい迷惑ですよね?しかし社内のメンバーからすれば「〇〇さんのカレンダーのこの時間は予定がないからミーティングを入れよう」というロジックなので、ミーティングが入れられてもおかしくありません。

そこで私がお勧めするのは「重要」と言う言葉をつけた作業スケジュールを入れてしまうことです。こうすることで周りから見ると「あ、この人はこの時間重要なタスクをしないといけないんだ。この時間にはミーティングを入れてはいけないんだな」となり、あなたにとって予想外のことが起こりにくくなります。

ここまで聞いているとすごく当たり前の事のように聞こえますが、実践されている方は少ないのではないでしょうか?私もこの方法を取り入れてからは突然ミーティングが入ると言うことがなくなりましたので非常にオススメです。

 

②定例タスクを固定する

毎週あるいは定期的に必ずやらなければいけない作業はどんな人にでもあると思います。そのような定例作業は、定期的にリマインダーを入れていてもそのリマインダーを見逃したりして忘れることがあるかもしれません。そのようなことを防ぐために、カレンダーを毎日絶対見ると言う前提で「定例タスクを時間毎固定してしまう」と言うスケジュール管理術をお勧めします。

例えば上司との一対1の面談が毎週金曜日の午後13時にあるとすれば、毎週金曜日の午前11時から12時は「上司への提出資料の確認時間」というスケジュールを毎週リピートするような設定でカレンダーに入れてしまうのです。

リマインダーに入れることとカレンダー自体に入れることの大きな差は、カレンダーに定例タスクを入れるとそれ自体がスケジュールとして目に入ってくるので、その時間内に終わらせることができれば完璧じゃないですか?

 

いかがでしたでしょうか?これまで、タスク管理、スケジュール管理の2つの仕事術をご紹介してきましたが、次は仕事術シリーズ最後である「メール管理術」についてあなたに共有したいと思います。

私が実践しているメール術を周囲の人に共有すると「その発想はなかった!」と言っていただく事が多いので楽しみにしていてください。

 

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