Crack Roaster シンジです。

爆速仕事術シリーズ最終回は「メール管理編」です!多忙なビジネスマンのコミュニケーションツールとして日々役立っている「メール」ですが、使い方を間違えると大変不便なツールになってしまいます。メールの正しい使い方、知ってますか?是非こちらの記事で学んでみてください。

  

①ショートカット機能

メールを活用する上でショートカットキーは必ず押さえておきたいポイントです。皆さん当たり前のように使っていると思っていましたが、キーボードを打つ指を見ていると明らかにショートカットキーを使っていない指の動き方をしている人が比較的多いと感じています。 ん具体的なショートカットキーの使い方を下記にご紹介しておきます。

・Shift+A→全員に対して返信

・Shift+R→差出人にのみ返信

・Ctrl+Shift+C→Ccを追加

・Ctrl+Shift+B→Bccを追加

・Ctrl+Enter→送信

この辺は基礎的なショートカットキーなのでぜひ押さえておきたいところです。ショートカットキーを使えるとどんないいことがあるかと言うと、わざわざマウスで返信ボタンや送信ボタンまでたどる必要がないと言うことです。ショートカットキーを使う人と使わない人ではたった秒単位の差だと思われがちですが、積み重なると大きな時間の短縮になるでしょう。

 

②ドラフト機能

次にご紹介するのはドラフト機能です。Gmailには下書きを保存する機能があるのご存知ですか?例えば誰かに送りたいけれどまだ送るタイミングではない、そんな時に活用できるのがドラフト機能です。ただ一般には本当の意味での下書きをするためにドラフト機能を使っている人が多いですが、ここでは少し変わったテクニックを紹介します。

もしあなたが業務上毎日あるいは毎週あるいは毎月誰かに送付しなければいけないメールがあるとします。ただでさえ忙しいのに都度メールを1から書くのは本当に面倒ですよね?

ここで私がお勧めするのがドラフト機能にテンプレートの文章を保存しておくことです。例えば何かしらの月次レポートを送る場合だと、タイトルに 【テンプレート】【月次レポート】 などわかりやすく名前をつけ、毎回送付すべき項目の下書きをメールにしておくのです。そうすることで都度同じ内容を書く時間が短縮されるでしょう。

 

いかがでしたでしょうか?普段あまりメールを使わない人や、つい最近社会人になったあなたにとてもオススメなのではないかと思います。同じ仕事をするのであれば、できるだけ早く終えた方が効率が良いですよね?明日からぜひ活用してみて下さい。

  

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