仕事が終わらない原因とは?つらい現状の脱出方法3選

REMOTE WORK

こんにちは。「在宅ワークの味方コーヒーブログ」シンジです。(この記事は6分で読めます)

本記事では、仕事の速度が3倍になるテクニックをご紹介します。まず私が仕事術の極意をお伝えする理由ですが、会社員時代は担当のクライアント企業が20社を超え、独立起業してからも多い時で25社の企業様に自社サービスを提供し、それをほぼ全て一人で管理していました。

本記事の目次

  • 仕事の速度が3倍になるテクニックその1:時間を区切る
  • 仕事の速度が3倍になるテクニックその2:休むのも仕事のうち
  • 仕事の速度が3倍になるテクニックその3:1枚のtodoリスト

前置き

独立してからは会社の看板はなく、私の行動全てが私の会社の信頼につながるためお客様から言われたこと、お願いされたこと、サービスの提供などで絶対にミスってはいけないという強烈な責任感のもと仕事をしていました。
そんな中で得た「絶対にタスクを落とさない仕事術」を、在宅ワークをされている皆様にも共有したいので、本ブログの中でリモートワークと言うタグを作りました。このタグの中では、仕事術や生産性などについて紹介していきたいと思います。

仕事の速度が3倍になるテクニックその1:時間を区切る


仕事の速度が3倍になるテクニックその1は時間を区切ることです。あなたは自分のタスクがどのくらいの時間かかるかを認識していますか?例えば私であればこのように各タスクの大体の集合時間を認識しています。

  • ブログ1記事は1時間から1時間半
  • YouTube の撮影から投稿まで約2時間

最近の私は大きくこの二つのタスクしかありませんが、コーヒービジネスをやっていた時代も同じように商談や資料作成サービス提供、社員との面談など一日、そして一週間一ヶ月の間にどのくらいのタスクがどのくらいの時間かかるのかということを可視化していました。

あなたがやらなければいけないタスクの所要時間を明確にすることで仕事の時間割化ができます。仕事を時間割化するということはすなわち時間を区切って仕事を行うということです。時間を区切って仕事を行うと集中力が増しミスも減ります。ここで私が実践していた時間の区切り方を紹介します。

例えば1時間で終わるタスクが二つあるとします。9時に仕事を開始しランチ休憩に12時に行くことにすると、午前中は3時間あります。そこで私であればまず9時から9時15分の間は頭のウォーミングアップも兼ねてメールチェックやデスクの清掃を行います。そして9時15分から10時15分まで耳栓をして誰にも話しかけられないように1時間集中力を最大限に発揮して1つ目のタスクを終わらせます。前後しますが10時15分頃に作業を終えるとするとそこから15分から20分程度休憩します。休憩方法は次の段落で解説します。

そして休憩が終えてから再度1時間集中してタスクを終わらせます。タスクの途中で煮詰まったりお手洗いに行ったり水を飲んだりと1時間の所要時間から前後することも考えると、12時ぐらいに終わるのが妥当と考えられます。

この仕事を方法の特徴は誰にも邪魔させない環境を作るということです。今回の例でいうと1時間の集中している間は電話メールチャットは絶対に見てはいけません。人間の集中力は途切れてから戻るまでに時間かかると言われているからです。

仕事の速度が3倍になるテクニックその2:休むのも仕事のうち


仕事の速度が3倍以上になるテクニックその2は適宜休憩するということです。就業時間は9時から18時ぐらいだと思いますがその間ランチ休憩以外にずっと集中していることは無理です。ということは休憩を適宜挟んで行く必要がありますよね?仕事の仕方は教えられても休憩の仕方を教えられることはないのが日本社会。

私の場合だと起業してから25社のクライアントを獲得するまでは猛烈に働いていましたが、さすがに猛烈に働きながら25社のクライアントのケアをすることは不可能です。そこでクライアントがそのくらいの数になった段階から私は休憩の仕方を真剣に考えました

そこで私が考案できた休憩方法というのは、アイマスクで目を休めたり音楽を決まった時間だけ聞いてみたりアラームをかけてぼーっとするといった方法です。休憩方法の詳細は詳しくは別途記事で丁寧にまとめたいと思いますが、ここでは休憩することが逆に仕事の効率を良くするということをお伝えしておきます。

なので、先ほど一段落目でお伝えしたタスクを時間区切りでやる方法を継続すれば必然的に休憩を挟む必要があるので、休憩をどうやってとるかと悩んでいる人はまずはタスクを時間で区切ってその間に休憩するというやり方をしてみてはいかがでしょうか?

コーヒー休憩したい人はこちらの記事を参考にしてみてください。

仕事の速度が3倍になるテクニックその3:1枚のtodoリスト


仕事の速度が3倍以上になるテクニックその3はタスク表を一枚にまとめるということです。

ポイントとしては1枚の紙にその日の to do リストをまとめておくことです。いらない紙があればそれをまず30枚程度つまり1ヶ月分集めます。左上をホチキスで止めてそのホッチキスで止めたあたりの横に今日の日付を書いてください。そしてその下に今日やるべきタスクを順番に書いていくのです。タスク管理方法については別の記事で詳しく解説していますが、一番重要なポイントとしては1枚の紙で見ることができるという点です。

人間は私たちが思っている以上に忘れやすい生き物です。一か月前の今日のお昼ご飯の内容を覚えていますか?ほとんどの人がすぐに回答できないと思いますし私も覚えていません。

だからこそ一目で見えるタスク表を準備しておくことは大事なのです。タスクを紙に書かずに頭で覚えておくというスタイルの人もいると思いますがそれは絶対にお勧めしません。理由は簡単で例えばあなたが今からランダムな情報を毎日30個言われて一週間後に210個全部覚えていられるかと言われるとそうではありませんよね。

記憶力に自信がある方もいるかもしれませんが、仕事となれば自分が忘れると相手方や社内に迷惑がかかることは間違いありません。仕事は記憶力ゲームではありませんので記憶力に自信がある方も絶対にタスク表を作って自分の記憶とタスク表でダブルチェックすることをお勧めします。

僕はストレスを抱えた時はこの画像を見て
自分のストレスのちっぽけさを再認識して安心しています笑

最後まで読んでいただきありがとうございます。本記事があなたのコーヒーライフに役立つと幸いです。

【初心者のためのコーヒーWikipedia】
インターネット上でのコーヒー大辞典の完成を目指して毎日コツコツ作成中。万里の長城を築く思いですが、全国のコーヒー好きのために奮闘中