タスク管理が苦手な人がやっていない3つの事【脱ポンコツ】

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こんにちは。「在宅ワークの味方コーヒーブログ」シンジです。(この記事は8分で読めます)

本記事では、タスク管理が苦手なあなたに役立つシンプルなタスク管理方法を3つご紹介したいと思います。やるべきタスクを整理して丁寧にこなしていく事は誰しもが求められることです。日本の働くすべての皆さんがタスク管理上手になるために私のノウハウを共有していきます。私はこの方法で仕事をする事で、ミスを年1回以下という驚異の低頻度に抑えています。

本記事の目次

  • タスク管理方法1:タスク名を書く
  • タスク管理方法2:締め切りを書く
  • タスク管理方法3:重要度を書く

タスク管理方法1:タスク名を書く

シンプルなタスク管理方法その一はタスク名を書くと言うことです。タスク管理の一番基礎の部分で当たり前のことですよね。ただここでは。書くことそのものの解説ではなく書き方を解説したいと思います。


(参考画像)

こちらの画像を見てください。この画像は私が会社員時代に実際にタスク管理に使っていたタスク管理表の見た目になります。このタスク管理方法を私は6年以上実践していますがこのタスク管理方法にしてから、仕事でミスをすることが年に1回程度と言う驚異的な低頻度に下げることができました。

タスク名を書くときはこの画像のようにどんなタスクを行えば良いかを明確に記載します。例えば取引先に貸倒リスクがある場合、社内の財務部と打ち合わせをする必要があるとします。

そのような場合には、どの取引先に関する打ち合わせ日を一目で見ることができるように、C社に関する貸倒リスクを社内の財務部と打ち合わせをすると言う意味がわかるように「C社/貸倒リスク財務会議」という書き方をします。

タスク名を書くときはどの取引先が関連しているかと言うことも一目でわかるようにそのタスクに関連する取引先の名前も書いておきます。順番としては画像のように取引先名 / タスク名の順番で書くと最初はわかりやすいと思います。

必ずしもこのやり方を絶対真似しないといけないと言うわけでは無いですが、もし自分の今のタスク管理方法に不安があったり、今のタスク管理方法で仕事の抜け漏れがあるといった場合にはぜひ参考にしてみてください。

このタスク管理方法に変えてから私はタスク忘れと言うことを3年ぐらいしていません。このタスク管理方法は、私が独立してから最大で25社のクライアントを1人で担当していた時も相当に役立ちました。ですので今あなたの担当クライアント数が10社や15社位であれば確実にこのやり方が役に立つと思います。

タスク管理方法2:締め切りを書く

シンプルなタスク管理方法その2は締め切りを書くと言うことです。タスク管理について6年間徹底的に研究し続けた私が行き着いた最高にシンプルで絶対に抜け漏れがないタスク管理方法に締め切りを書くことは必須項目となりました。この画像で言うと赤字のタスク名という部分に当たります。

今まで一緒に働いてきた人はたくさんいますが、締め切り日とタスク名と優先順位を1枚の紙に見やすいように書いている人には1人も出会ったことがありません。優先順位は頭の中で管理していてもそれが締切日とタスク名と紐付いていないことがあるかもしれません。

仕事をやっていて1番怖いのが締切日に間に合わないと言うことです。例えば今日が月曜日で今週の水曜日にクライアントと大事な打ち合わせがあるとします。その時にクライアントに見せる資料の作成を上司からお願いされたとすると一番遅くても火曜の帰る時までには仕上がっていないといけませんよね?

その場合、私は締め切りを火曜の帰る時ではなく火曜の正午とするでしょう。理由は様々ありますが、例えば自分が体調不良になってしまって上司が1人で行かなくてはいけない場合にも事前に余裕を持って上司に資料を渡して起きるから。あるいは火曜の夕方に終わらせようと思っていても火曜のお昼ぐらいに別の会社関連の緊急案件が入ってくる可能性もあるからです。

仕事をしているとすべてが順調に進むわけでは無い事はあなたも気がついているかもしれません。俗に言うタスクの割り込みと言う事象が発生するため、思っていた期日に思っていたように仕事が仕上がる事は稀だと言えるでしょう。もしすべてのタスクをギリギリの締め切り期日で管理しているとしたら、タスクの割り込みが発生した場合あなたのキャパシティーを100%超えてしまいどれかの仕事が納期遅れとなってしまうのです。

それを防ぐためにもその仕事はいつまでにやらなければいけないのかというのはタスク表と必ず一緒に記載する必要があります。

タスク管理方法3:重要度を書く

シンプルなタスク管理方法その3は、重要度を書くと言うことです。重要度とは言い換えると優先順位のことですが、あなたは今やっているタスクや今週のタスクそして今月のタスクのそれぞれの優先順位を把握していますか?前の段落でお伝えしたタスクの割り込みが発生すると、適宜すべてのタスクの優先順位を変える必要があるかもしれません。

例えば参考画像で使っている3つの会社の優先順位が今日の朝の時点で決まっていても、これらすべての優先順位を上回る緊急事態がお昼頃に発生するかもしれません。その場合これらの優先順位は全て1つずつ下げられることになります。

1日に1個か2個しかタスクがないという人は稀でしょう。大抵の人は複数のタスクを1日の中でこなしていると思います。ですのでタスクの割り込みが発生した場合、頭の中で優先順位を再度整理し直す事はほとんど不可能に近いと思います。だからこそ目に見える形で紙に書いておいて、適宜優先順位を変更すると言う手段が1番合理的です。

もしタスク管理の中でも優先順位の付け方が苦手な人はぜひこのやり方を真似してみて下さい。優先順位の付け方がわからない人は、「明日になってこのタスクが終わっていなかったらどのくらいやばいのか」と言う視点で優先順位を考えると良いでしょう。

徹底したタスク管理は無駄な時間削減にも貢献する

本記事のまとめ

タスク管理が苦手な人は、私が6年以上かけて研究して編み出したシンプルなタスク管理方法をぜひ参考にしてみてください。タスク表に書く内容は以下の3つです。

  • タスク管理方法1:タスク名を書く
  • タスク管理方法2:締め切りを書く
  • タスク管理方法3:重要度を書く

最後まで読んでいただきありがとうございます。本記事があなたのコーヒーライフ/在宅ワークに役立つと幸いです。

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インターネット上でのコーヒー大辞典の完成を目指して毎日コツコツ作成中。万里の長城を築く思いですが、全国のコーヒー好きのために奮闘中。