【超便利】コーヒー豆の在庫管理システムを開発している話

中小企業の在庫管理

こんにちは。在宅ワークの味方コーヒーブログシンジ(@muflah_shinji)です。

現役のコーヒービジネスオーナーが、おうちコーヒーの伝道師として日々ブログやYouTubeで情報発信をしています。

コーヒーで在宅ワークを快適にする」をモットーに在宅ワークをしているコーヒー初心者向けのブログを書いています。

コーヒー豆の在庫管理ツールを開発しているという話

コーヒー豆の在庫管理ツールを開発しているという話

僕は普段、Crack Roaster合同会社という会社の社長をしています。

新型コロナの影響を受けるまでは、法人向けに出張バリスタを行ったり、法人事業所にコーヒーマシンと連動したコーヒー豆の福利厚生サービスを提供していた会社でした。

しかしご存知の通り、人が集まることができなくなった時代になったため時代に適応すべく、コーヒーショップ向けのIT事業を立案することとなりました。

他にも完全フルオーダー型の中小企業向け在庫管理システムの開発と納品の事業も行っています。

特にこの記事を書いている1月は開発が走っているので、ブログの毎日更新をもしかしたら小休憩するかもしれません。

この記事の内容は動画でも解説しています。

なぜ今在庫管理システムなのか?

なぜ今在庫管理システムなのか?

今、コーヒーショップの経営に関していうと、お店に人が以前より来なくなったケースが多くなっているためネット通販や他の営業手段に挑戦しているところを多く見かけます。

今後、外ではなく家の中でコーヒーを飲むことがますます増えると考えられます。

それに伴って、コーヒーショップは個人向けの豆販売を、以前より多く出荷することになるでしょう。(現段階でそうなっている店舗さんも多いと思います。)

そうすると、今店舗内にどのくらいコーヒー豆の在庫があって、それがいつ焙煎されたものなのかを管理することは、手作業だとなかなかハードルが高くなります。

RMTとは?

ではここからは、コーヒー豆在庫管理システムRMTの機能説明をしていきたいと思います。

すでにパワーポイントで説明資料を用意しているので、その画像を使いながら順を追って説明していきます。

RMTは”Roaster’s Management Tools“の略で、コーヒーショップ向けコーヒー豆の在庫管理システムです。

コーヒー業界は特にDX(デジタルトランスフォメーション)改革を行っていける余地がまだまだあり、今後おうちコーヒーの需要増や豆販売の通販利用増の可能性を考えると、可能なものをデジタル化で管理していくことで、巣ごもり消費の波にのることができると考えています。

RMTは、今後デジタル化していきたいと考えるコーヒーショップを手助けするようなコーヒーショップ特化型デジタルサービスです。

RMTはコーヒーショップの店内在庫が見える化できるクラウドサービス

RMTを利用すると基本的に全てのデータがクラウドに保管されます。

ですので、紙管理・エクセル管理と比較してデータの紛失リスクが圧倒的に低いです。

活用方法

僕たちは特に以下の状態に当てはまるコーヒーショップのオーナー様にRMTを使っていただきたいと思っています。

  • 生豆や焙煎豆の管理を紙やエクセルで手動で管理している方
  • 毎月末の棚卸し作業が複雑でマンパワーを取られてしまっている方
  • 過去のコーヒー豆消費データが瞬時に見たい方

現段階では、RMTはパソコンのWEB上でアクセスしていただいて自分のアカウントにログインをして使う手段を想定しています。

基本搭載機能

初期リリース段階では、以下の機能を搭載する予定です。

  • リアルタイム在庫表示機能
  • 国、農園別の生豆の仕入入力項目
  • 焙煎豆と焙煎日の連携機能
  • 同一農園の豆の焙煎日を複数管理可能
  • 直近3ヶ月の豆の消費データを自動作成
  • 過去の店内消費データ
  • 仕入データをいつでも参照可能
  • 生豆と焙煎豆を分けて在庫管理可能
  • 豆の店内使用、卸販売、通販販売別
  • 消費データの入力項目、管理機能
  • 生豆発注アラート機能
  • 焙煎アラート

特に僕たちが、開発しながら「これは便利だろう」と思っている点は2つあります。

  • 入力がプルダウン選択形式なので誰でも扱える
  • 蓄積したデータで生豆の発注アラートと焙煎のアラート機能が出せる

利用画面のイメージ図は後ほどご説明します。

アラート機能ですが、消費量を毎日入力することで毎日の消費傾向がわかります。

毎日の消費傾向がわかることで、適切な焙煎日や適切な生豆の仕入日を知ることができます。

エクセル・紙管理との比較

再掲になりますが、エクセルと紙管理との比較でRMTが優れている点は以下の5つです。

  • データ管理は全て自動保存。グラフで表示するので視認性高
  • プルダウンを選択するだけの操作。誰でも扱えるので操作性◎
  • 棚卸し不要。毎日豆の残量の表示が出るので、日次で残量確認するだけでOK
  • クラウドに随時データ保存なので紛失リスクなし。
  • 引き継ぎは簡単。RMTの使い方を覚えるだけ

特に、紙やエクセルで管理していると、その紙やエクセルの使い方自体を教える手間がかかります。

特にエクセルに弱い今の若年層がエクセルに正確に入力できるのかは甚だ疑問・・・

紙がデータ管理で時代遅れなのはいうまでもないですよね。

利用料金

システムは自社で開発しようとすると、エンジニアの人件費で数百万円の出費になってしまいます。

月商が数百万円台のコーヒーショップ様がほとんどという現実の中で、月商と同じ金額をかけて在庫管理システムを開発するのは現実的ではないと感じました。

なので、月数千円という価格帯、つまりコーヒーショップの経営を行っていく中で、そこまで大きな金額の出費ではない価格帯、で提供できるように開発を進めています。

料金体系は上記画像の通りなのですが、RMTの利用は一括まとめてお支払いがオススメです。

基本、月々払いのプランだと月額4,480円ですが、12ヶ月分をまとめて支払うことで実質の月額料金を月額3,980円まで下げることができます。

私は会社経営をしていますが、会計ソフトやその他ソフトウェアの支払いは年払いにしています。

理由としては「どうせ使うものは1円でも安く使う」が経営者としてのポリシーだからです。

会社経営をしていく上で経費や必要な出費が発生するのは仕方ないことですし、それをケチっていてはスムーズな経営ができません。

なので、RMTのようなシステムを契約するときは絶対に年払い一括の方がいいです。

この記事を読んで問い合わせしてくださった方限定で、年払い一括プランの場合1ヶ月無料で利用できます。

つまり、年払いにすると13ヶ月分の料金として考えることができるということですね。

RMTデモ画面詳細

ではここからは、RMTのデモ画面を実際にみていきたいと思います。

トップページは全部で5つの階層に分かれています。

  • ダッシュボード⇨データを日々入力する基本ページ
  • 在庫一覧集計⇨定期的に在庫を計量するためのページ
  • 消費レポート⇨過去に入力したデータを可視化したレポート表示のページ
  • 在庫の初期登録⇨新しい生豆を仕入れた時とRMTに新規登録した際に使用
  • 基本情報⇨店舗の基本情報を入力するページ

ダッシュボード

「ドリンク提供」「パプアニューギニア」と書かれているタブがあると思います。

それぞれプルダウンで選択できるようになっています。イメージはこのような感じです↓

豆の使用用途の候補としては、以下の項目が主に使われるだろうと想定してダッシュボードには以下の用途を主に搭載しています。

  • ドリンク提供をした⇨1日の終わりに今日使った豆を入力
  • 豆を焙煎した⇨どの国をどのくらい焙煎したかを入力
  • 店内で豆が売れた⇨店内の小売豆販売の販売数を入力

また、コーヒー豆の生産国のプルダウンに関しては、在庫の初期登録ページで事前登録した豆が候補として表示されます。

その他の出来事を入力するを押すと↓こちら↓のような画面が出てきます。

  • 豆を卸した⇨卸で豆を販売した時に入力
  • ネットで豆が売れた⇨EC販売で豆が売れた時に入力
  • カッピングした⇨カッピングの際に入力
  • 勉強会で使用した⇨バリスタのトレーニングなどで使用した時に入力

という項目も選択できるので、コーヒーショップの運営上で必要な項目はカバーされています。

在庫一覧・集計

次は在庫一覧・集計のページです。

これは、ダッシュボードで入力したデータが一覧で見られるページです。

在庫数という項目で毎日最新の在庫数を入力することで、情報を最新に保つ事ができます。

消費レポート

このページに関しては、入力するところはありません。

過去に入力したデータを自動的にグラフとして表示するページです。

グラフにすることで一眼でわかるように可視化しています。

在庫の初期登録

次は、在庫の初期登録画面です。

この画面は以下の2つの状況の時に入力するページのため、使用頻度はそこまで高くないと思います。

  • 初めてRMTにアカウント登録した時
  • 新しい種類の生豆を仕入れた時

この画面は、在庫の種類に新しい種類を付け加えたい時に操作するページです。

基本情報

最後のページは、基本情報を編集するページです。

この画面はRMTに初回アカウント登録した時以外、ほぼほぼ使うことはないかと思います。

店舗情報を登録いただく画面になっているので、オーナー様が店舗情報を入力していただくページです。

お問い合わせ先

最後まで読んでいただきありがとうございます。

コーヒーショップ向けのコーヒー豆在庫管理システムRMTはコーヒーショップのオーナー様にとってとても便利なシステムです。

現在無料体験の導入も承っていますので、少しでも気になるオーナー様はぜひご連絡いただければと思います。

もしコーヒーショップのオーナー様で導入や無料体験にご興味のある方は、こちら(shinji.o@crackroaster.com)までメールを下さいませ。

2営業日以内にご返信いたします。

本ブログでは、在宅ワークとおうちコーヒーの2つのテーマで情報発信をしています。

是非おうちコーヒーと在宅ワークの参考にしてみてください。